¿Puede entrar la Inspección de Hacienda en una empresa sin previo aviso? ¿Qué información puede extraer?
La Inspección de Hacienda está facultada por la Ley General Tributaria (artículo 142.2) para acceder a locales y dependencias empresariales sin necesidad de autorización judicial, bastando con la mera autorización administrativa del Delegado de zona de la AEAT.
Sin embargo la Inspección, contando con la autorización del Delegado especial no podrá tocar nada hasta que esté presente el responsable de la empresa (administrador, gerente o persona con poderes amplios).
Además, es posible solicitar la presencia del asesor fiscal de la empresa. Si se hace esta solicitud la inspección no podrá iniciarse hasta que no se presente el asesor.
La autorización administrativa del Delegado de zona no autoriza el acceso a las áreas no accesibles al público, los despachos profesionales o el domicilio particular del empresario, en el caso de que sea coincidente con el domicilio social. El acceso a esas zonas requiere una orden judicial expresa, o que el contribuyente conceda expresamente el acceso al inspector ya que estas dependencias se consideran «domicilio constitucionalmente protegido».
Según la doctrina, las cuatro características propias del domicilio constitucionalmente protegido son las siguientes:
- Espacio físico delimitado
- Ocupado de manera ocasional o estable
- Destinado a vivienda o al ejercicio de una actividad empresarial o profesional
- Compatible con la salvaguarda de la privacidad
El art. 18.2 de la CE establece que “el domicilio es inviolable. Ninguna entrada o registro podrá hacerse en él sin consentimiento del titular o resolución judicial, salvo en caso de flagrante delito”. La violación del precepto constitucional puede comportar la nulidad de todo el procedimiento y de las pruebas obtenidas.
Por tanto, no es necesaria la autorización judicial para la entrada, por ejemplo, en un restaurante, cafetería, nave industrial o local comercial. En estos casos la inspección puede, sin necesidad de orden judicial, dirigirse al TPV y extraer la información que se encuentre en ese ordenador. Sin embargo, para acceder al PC del despacho del encargado o gerente, que esté cerrado al público, sí que necesitaría, bien una orden judicial, bien que le demos expresamente acceso a la zona.
Los requisitos que debe reunir dicho consentimiento para ser considerado válido son:
- Que lo preste el propio obligado tributario como titular legítimo del domicilio en el que va a realizarse la inspección.
- Que la persona que preste el consentimiento ostente la capacidad jurídica necesaria o suficiente para poder otorgarlo. No basta cualquier empleado sino que debe ser el administrador de la sociedad, como representante legal de la entidad o, en todo caso, por aquella persona que ostente la representación de la sociedad, gerente o empleado con poderes amplios.
- Que el consentimiento sea prestado de forma enteramente libre y voluntaria, es decir, sin la concurrencia de vicios como presiones, amenazas, engaño o falta de información suficiente para conocer las consecuencias del consentimiento. El interesado debe ser informado de que puede negarse a autorizar la entrada y registro que se le requiere.
Si no se cumplen los requisitos anteriores, el consentimiento sería declarado nulo en caso de recurso y la información obtenida no podría ser utilizada por la Inspección. Además, la carga de la prueba de que el consentimiento se prestó válidamente recae sobre la Administración, quien no podrá limitarse a señalar que no hubo oposición manifiesta, sino que tendrá que demostrar que la persona indicada la otorgó expresamente.
Si no damos el consentimiento, la entrada en oficinas y despachos cerrados al público deberá contar, como hemos dicho, con autorización judicial. De todas formas, incluso en este caso, el acceso al domicilio no puede ser usado de forma discrecional, ya que según la jurisprudencia (tanto del Tribunal Constitucional como del Tribunal supremo) sólo se podrán practicar entradas y registros domiciliarios cuando la obtención de pruebas fuese imposible o extraordinariamente dificultosa acudiendo a otros medios. Sin embargo este último argumento no podrá ser utilizado ante la inspección, será algo a argumentar en un futuro recurso.
Por último, en todo caso, las actuaciones inspectoras deberán desarrollarse dentro del horario de funcionamiento o desarrollo de la actividad
En el caso de que puedan acceder a las oficinas, ¿qué información pueden extraer?
En primer lugar el inspector se ha de limitar a hacer las comprobaciones y revisar aquellos elementos que aparecen en la notificación de apertura de inspección que nos ha debido proporcionar o, en su caso, en la orden judicial de acceso y registro.
En cuanto a los ordenadores, tiene dos opciones, puede proceder al precintado para su posterior consulta o puede revisarlos en ese momento, con la ayuda de un perito informático.
En cualquier caso, la empresa tiene la obligación de facilitar las actuaciones de la Inspección proporcionando las contraseñas de acceso a los equipos y programas que se nos soliciten.
Sin embargo, no tenemos obligación de facilitar el acceso a las telecomunicaciones, salvo que exista autorización judicial expresa para acceder a esta información. Los mensajes de correo electrónico, mensajería instantánea, intranets, los registros de llamadas e incluso los registros de navegación en páginas web están dentro de esta información que nos podemos negar a proporcionar salvo orden judicial expresa.
En todo caso, el acceso a la información de equipos informáticos debe ser realizado siempre en presencia del representante de la empresa y la inspección debe dejar constancia del contenido que está recabando para su posterior análisis.
Asimismo, salvo orden judicial que lo autorice expresamente, se puede negar el acceso a la caja fuerte, armarios personales, objetos personales, cajones, o similares, aduciendo que éstos pueden contener documentos ajenos a la actuación inspectora, cuyo examen por parte de los funcionarios pudiera atentar contra el derecho a la intimidad, inviolabilidad de la correspondencia y al derecho a no declarar contra sí mismo.
Al final el inspector ha de levantar acta de todo lo realizado y de la información obtenida, en ese momento debemos revisar detenidamente dicha acta, solicitar que se incluyan los comentarios y observaciones que consideremos necesarias y firmarla sólo si estamos de acuerdo con ella.
Guía práctica para actuar en caso de visita de la inspección.
- Lo primero será requerir a los funcionarios que acrediten su identidad, debiendo éstos mostrar su documento de identidad y justificante de pertenencia a la AEAT.
- En segundo lugar solicitar que nos muestren la autorización por escrito del Delegado de Hacienda que corresponde a su zona o la una orden judicial. Si no la tienen se les puede negar la entrada. Si aun así entraran sin ser autorizados se debe hacer constar en el acta que se levante que no se había autorizado la entrada.
- Si aportan la autorización del Delegado de Hacienda que corresponde a su zona, habrá que manifestar al Inspector que se solicita la presencia del Administrador o gerente de la empresa (si no está presente) y del asesor fiscal. El Inspector no debería hacer nada hasta que lleguen dichas personas. Además, en ningún caso podrá acceder a oficinas y despachos cerrados al público, y tampoco podrá examinar comunicaciones, correo, correo electrónico, registros de llamadas, cajas fuertes, cajones y armarios cerrados, objetos personales, etc.
- Si solicita el acceso a las zonas cerradas al público queda al criterio del Administrador o gerente de la empresa prestar el consentimiento a dicho acceso o no. En cualquier caso deberá ser informado de las consecuencias de dicho consentimiento.
- Si aportan una orden judicial podrán acceder directamente, sin necesidad de esperar al Administrador, gerente o asesor fiscal, tanto a los locales como a oficinas y despachos y, si la orden judicial lo recoge expresamente, también a registros de comunicaciones, como correo electrónico y lugares cerrados como cajas fuertes, sin que necesite la presencia del Administrador o gerente ni del asesor fiscal. Luego será el momento de analizar si la orden estaba justificada, a efectos de motivar un recurso.
